Darbo kompiuteris nėra amžinas, bet ir nebūtinai keičiamas vos jam sulėtėjus. Ar taisyti, ar pirkti naują, lemia keli aiškūs veiksniai, ir juos verta žinoti prieš gedimą, o ne jo metu.
Įmonėje, kurioje dirba keliasdešimt žmonių, kompiuteriai sensta ne vienu metu: vieni pirkti neseniai, kiti tarnauja gerokai ilgiau. Be plano keitimas tampa chaotiškas. Pinigai išleidžiami tada, kai kas nors sugenda, o seni įrenginiai su įmonės duomenimis kaupiasi spintoje. Toliau aptariama, kaip valdyti visą kompiuterio kelią nuo pirkimo iki saugaus atsisveikinimo.
Keturi kompiuterio gyvenimo etapai
Darbo kompiuterio kelią galima suskirstyti į keturis etapus. Pirmasis yra pirkimas ir paruošimas: įrenginys parenkamas pagal pareigas, sukonfigūruojamas pagal įmonės standartą ir įrašomas į apskaitą. Antrasis yra aktyvus naudojimas, kai kompiuteris gauna atnaujinimus, yra stebimas, o smulkūs gedimai taisomi. Trečiasis yra senėjimas: ima trūkti našumo, baigiasi garantija, gedimai dažnėja. Ketvirtasis yra nurašymas, kai duomenys saugiai ištrinami, o įrenginys atiduodamas perdirbti, parduodamas ar padovanojamas.
Daugelis įmonių gerai tvarko pirmąjį etapą ir beveik visai pamiršta paskutinį. O būtent paskutiniame slypi didžiausia duomenų nutekėjimo rizika.
Kada verta remontuoti
Remontas prasmingas, kai gedimas vietinis, o likęs kompiuteris dar atitinka darbo poreikius. Tipiški atvejai:
- sugedo klaviatūra, ekrano vyris, įkroviklis ar ventiliatorius;
- susidėvėjo nešiojamojo kompiuterio baterija;
- kompiuteris lėtas, bet jame dar senas mechaninis diskas arba mažai operatyviosios atminties, o tai galima pakeisti;
- įrenginiui dar galioja garantija ar pratęsta gamintojo priežiūros sutartis.
Disko pakeitimas greitesniu ar atminties padidinimas dažnai prailgina naudojimą dar keleriems metams už nedidelę dalį naujo kompiuterio kainos. Prieš sprendžiant verta paklausti vieno dalyko: ar po remonto kompiuteris dar galės gauti operacinės sistemos atnaujinimus?
Kada laikas keisti
Keisti verta tada, kai remontas tik atideda neišvengiamą. Svarbiausias ženklas yra operacinės sistemos palaikymo pabaiga. Kai gamintojas nebeteikia saugumo pataisų, kompiuteris tampa silpnąja tinklo grandimi, kad ir kaip gerai jis veiktų. Senesni įrenginiai kartais neatitinka naujos Windows versijos techninių reikalavimų, ir tai paprastai žinoma gerokai iš anksto, todėl keitimą galima suplanuoti.
Kiti ženklai: gedimai kartojasi, remonto kaina artėja prie naujo įrenginio kainos, programos atsidaro vis lėčiau, o naujos jų versijos senos įrangos nebepalaiko. Skaičiuojant verta įvertinti ne tik remonto sąskaitą, bet ir prarastą laiką. Jei buhalterė kasdien laukia, kol atsidarys apskaitos programa, tas laukimas įmonei kainuoja daugiau, nei atrodo.
Sprendimą palengvina paprasta taisyklė, dėl kurios verta susitarti iš anksto. Jei kompiuteris jau artėja prie numatyto naudojimo laikotarpio pabaigos, o remontas reikalingas didesnis, pinigai skiriami naujam įrenginiui. Jei kompiuteris dar palyginti naujas, jis taisomas. Tokia taisyklė apsaugo nuo ilgų diskusijų kiekvieną kartą ir nuo pagundos dar kartą taisyti įrenginį, kuris po pusmečio vis tiek bus keičiamas.
Keitimas etapais, o ne vienu kartu
Pakeisti visus kompiuterius vienu metu atrodo patogu, bet tai sukuria didelę vienkartinę išlaidą ir užprogramuoja tą pačią problemą ateičiai: po kelerių metų vėl viskas pasens vienu metu. Daug paprasčiau kasmet atnaujinti dalį įrenginių.
Praktiškai tai daroma taip. Visi kompiuteriai surikiuojami pagal amžių ir būklę, numatomas įprastas naudojimo laikotarpis (stacionariems jis paprastai ilgesnis, intensyviai nešiojamiems trumpesnis), ir kasmet keičiama ta dalis, kuri pasiekė ribą. Pirmenybė teikiama tiems, kurių darbas labiausiai priklauso nuo našumo: dizaineriams, inžinieriams, finansų skyriui. Atlaisvintą, dar tinkamą įrenginį kartais galima perduoti darbuotojui, kuriam pakanka el. pašto ir dokumentų.
Toks planas leidžia biudžetą sudėlioti iš anksto ir standartizuoti modelius. Kai įmonėje naudojami du ar trys modeliai, o ne dešimt skirtingų, lengviau turėti atsarginių dalių, greičiau paruošti naują kompiuterį ir paprasčiau spręsti gedimus.
Apskaita: be jos planas neveikia
Viskas, kas aprašyta aukščiau, remiasi vienu dalyku: įmonė turi žinoti, kokius kompiuterius turi. Minimali apskaita apima kiekvieno įrenginio modelį, serijos numerį, pirkimo datą, garantijos pabaigą, naudotoją, operacinės sistemos versiją ir remonto istoriją.
Tokią lentelę galima vesti ir rankomis, bet ji greitai pasensta. Patikimiau, kai duomenys automatiškai renkami iš pačių kompiuterių stebėsenos įrankiais. Ten, kur kompiuterių priežiūra įmonėms teikiama kaip nuolatinė paslauga, apskaitą paprastai veda paslaugos teikėjas ir reguliariai pateikia ataskaitą: kurių įrenginių garantija baigiasi, kurie artėja prie palaikymo pabaigos, kurie genda dažniausiai. Vadovui lieka priimti sprendimą, o ne rinkti informaciją.
Ką daryti su senais kompiuteriais
Seno kompiuterio diske dažnai yra daugiau, nei atrodo: naršyklėje išsaugoti slaptažodžiai, el. pašto kopijos, klientų sutartys, darbuotojų duomenys. Failų perkėlimas į šiukšliadėžę ar net disko formatavimas šių duomenų nesunaikina, juos galima atkurti specialiomis programomis.
Todėl prieš atiduodant įrenginį laikomasi aiškios tvarkos:
- Reikalingi duomenys perkeliami į bendrą saugyklą ar naują kompiuterį.
- Kompiuteris atjungiamas nuo įmonės paskyrų ir valdymo sistemų.
- Diskas išvalomas specialia programa, kuri perrašo duomenis, arba, jei diskas buvo užšifruotas, sunaikinamas šifravimo raktas ir diskas išvalomas.
- Jei diskas sugedęs ir jo išvalyti neįmanoma, jis fiziškai sunaikinamas.
- Apskaitoje pažymima, kada ir kaip įrenginys nurašytas ir kas atliko valymą.
Tik tada kompiuterį galima parduoti darbuotojui, padovanoti mokyklai ar atiduoti elektronikos atliekų tvarkytojui. Elektronikos atliekų negalima išmesti kartu su buitinėmis, jas reikia perduoti tokias atliekas surenkančiai įmonei.
Dažnai užduodami klausimai
Kiek laiko paprastai tarnauja darbo kompiuteris?
Tai priklauso nuo įrenginio klasės, darbo pobūdžio ir priežiūros. Stacionarūs kompiuteriai paprastai tarnauja ilgiau nei kasdien vežiojami nešiojamieji, o tikrąją ribą dažniau nustato operacinės sistemos palaikymas, ne fizinė būklė.
Ar apsimoka pirkti naudotus verslo klasės kompiuterius?
Kartais taip, jei jie atnaujinti, turi garantiją ir palaiko dabartinę operacinės sistemos versiją. Svarbu įvertinti, kiek laiko liko iki palaikymo pabaigos, nes nuo to priklauso, kiek tokį įrenginį realiai bus galima naudoti.
Ar galima parduoti seną kompiuterį darbuotojui?
Galima, tačiau tik po to, kai diskas saugiai išvalytas, o kompiuteris atjungtas nuo įmonės paskyrų ir valdymo. Pardavimą reikia tinkamai įforminti ir pažymėti apskaitoje.
Ar pakanka suformatuoti diską prieš atiduodant įrenginį?
Ne. Įprastas formatavimas pašalina tik nuorodas į failus, o pačius duomenis dažnai galima atkurti. Reikia specialaus perrašymo, šifravimo rakto sunaikinimo arba fizinio disko sunaikinimo.
Kas įmonėje turėtų spręsti dėl kompiuterių keitimo?
IT pateikia faktus: amžių, būklę, gedimų istoriją, palaikymo terminus. Sprendimą dėl biudžeto ir prioritetų priima vadovas, geriausia kartą per metus peržiūrėdamas visą planą, o ne kiekvieną kompiuterį atskirai.
